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企业如何建立企业文化来保护商业秘密
时间:2017-10-17 11:15 作者:长昊律师事务所
现实生活中，很多企业的管理人员也对如何提高企业的商业秘密安全问题感到头痛：商业秘密作为企业的无形资产必须被员工熟练掌握才能在日常工作中发挥其指导实际工作的作用；然而一旦商业秘密被员工所完全掌握，就增加了企业控制商业秘密的难度：员工如果不具备很强的商业秘密保护意识就会在无意间将企业的商业秘密泄漏出去，企业就会遭受一定程度的损失，而且这种损失对企业而言可能是致命的。不让员工接触商业秘密不可能，而让员工接触商业秘密又带来了一定程度上的风险。怎么办?
其实，我们往往习惯于在两个选项中选择一个相对可接受的答案，却忽视了我们可以在这道选择题里多添加一个选项作为最优答案，那就是：根据工作需要让员工接触商业秘密，同时最大化的避免商业秘密泄密风险。实现这一目标的关键点在于如何提高员工的商业秘密保密知识和保密意识。员工之所以会在日常工作和生活中将企业的商业秘密泄露出去是因为员工缺乏相应的知识和意识，他们没有认识到商业秘密对企业的重要性和如果企业的商业秘密丧失会给企业和自己带来什么样的后果。如果员工具备了相应的的知识和意识，他们就能够在接触和使用甚至提及商业秘密的时候具备相应的警觉性。只要别人一提到与商业秘密有关的内容，员工的第一反应就会是：这是不是商业秘密；我是不是可以谈这些内容；谈这些会有什么样的后果,会不会给公司带来不利的影响……
提高员工的商业秘密知识问题可以通过举办企业内的培训班解决，然而提高员工的商业秘密意识问题就不能简单的依靠举办培训班来解决了。虽然举办培训班对于暂时性的提高员工的保密意识也有一定的作用，但是随着时间的推移，员工保护商业秘密的意识会有所下降，另外新员工的进入也会冲淡相应的保护意识。而构建相应的企业文化则不会出现类似的问题。首先，企业文化作为一种软性管理工具,具有其他管理工具不具备的导向,凝视，激励，规范四大作用……和异性、共识性、非强制性、相对稳定性四大本质特征，可以直接作用于员工的思维方式、有效的提高员工的商业秘密保护意识。其次，企业文化可以在企业内有效的形成保护商业秘密的氛围，并将这种氛围保持长时间的稳定，同时还可以同化新进的员工，使保护商业秘密的优良氛围形成一种惯性，一直传承下去。
一般来说，企业文化的构建要从三个层面着手：观念层、制度层和器物层。首先是观念层。观念层是企业文化中最核心的层次，也是最重要的层次，同时也是和提高员工意识的联系最密切的层次。任何个人都是社会的动物，都会受外界的影响，企业要想使员工稳定的处于对企业有利的思想状态当中是有一定难度的。而观念层的企业文化可以做到这一点，它可以持续的对员工施加影响，从而使员工不至于被外界的文化所干扰，做出不利于企业的举动。培训的持续性也非常重要，但是应该注意培训的周期要适度，既不能太长，以至于淡化了企业文化对员工的影响；又不能太短，以至于加重了企业的成本负担，也造成了员工的厌烦心理。培训的方式一定要多样化，避免单调乏味。培训的方式一般来说可以是企业内的人职培训，外派学习，案例讨论会，知识竞赛等。
另外，企业还可以借助内部报刊、网络、宣传栏、墙报等方式和途径展开保护商业秘密的宣传，以增加员工了解商业秘密相关知识和现状的途径。同时，由于这些方式和途径是员工在日常的生产和生活中可以经常看到的和接触到的，平时的耳濡目染必然可以使员工在无形之中增加对商业秘密的理解和重视
其次是制度层。制度层的企业文化对保护商业秘密的作用在于以明文规范员工的行为，使得企业在对员工的商业秘密相关行为进行奖惩时能够有成文的依据。形成明确的制度是在企业中塑造保护商业秘密的优良氛围的有力保障。构建制度层的以保护商业秘密为核心的企业文化最主要的工作就是建立企业商业秘密保密手册。由于企业各有特色，各自的商业秘密保密手册的内容也必然会有所不同，但是一般来说应该包括：商业秘密的保存方式；对相关人员的要求；各相关部门的职责；商业秘密相关的奖惩管理；商业秘密的内容等。
最后是器物层。以保护商业秘密为核心的器物层的企业文化主要是在与商业秘密有关的物品和区域做出标记，以提醒企业员工及企业外人士接触到的或者即将接触到的资料属于企业的商业秘密，提醒他们应该注意保护和负有的责任。相关的工作包括在含有商业秘密的纸质载体上加盖商业秘密专用印章，同时标明密级；在含有商业秘密的电子文档中添加提醒界面，提示该文档属于商业秘密；使用专用的外包装比如文档包或软盘盒，装盛含有商业秘密的载体；在与商业秘密有关的区域悬挂相应的标志牌或喷涂标志字等。
其实，我们往往习惯于在两个选项中选择一个相对可接受的答案，却忽视了我们可以在这道选择题里多添加一个选项作为最优答案，那就是：根据工作需要让员工接触商业秘密，同时最大化的避免商业秘密泄密风险。实现这一目标的关键点在于如何提高员工的商业秘密保密知识和保密意识。员工之所以会在日常工作和生活中将企业的商业秘密泄露出去是因为员工缺乏相应的知识和意识，他们没有认识到商业秘密对企业的重要性和如果企业的商业秘密丧失会给企业和自己带来什么样的后果。如果员工具备了相应的的知识和意识，他们就能够在接触和使用甚至提及商业秘密的时候具备相应的警觉性。只要别人一提到与商业秘密有关的内容，员工的第一反应就会是：这是不是商业秘密；我是不是可以谈这些内容；谈这些会有什么样的后果,会不会给公司带来不利的影响……
提高员工的商业秘密知识问题可以通过举办企业内的培训班解决，然而提高员工的商业秘密意识问题就不能简单的依靠举办培训班来解决了。虽然举办培训班对于暂时性的提高员工的保密意识也有一定的作用，但是随着时间的推移，员工保护商业秘密的意识会有所下降，另外新员工的进入也会冲淡相应的保护意识。而构建相应的企业文化则不会出现类似的问题。首先，企业文化作为一种软性管理工具,具有其他管理工具不具备的导向,凝视，激励，规范四大作用……和异性、共识性、非强制性、相对稳定性四大本质特征，可以直接作用于员工的思维方式、有效的提高员工的商业秘密保护意识。其次，企业文化可以在企业内有效的形成保护商业秘密的氛围，并将这种氛围保持长时间的稳定，同时还可以同化新进的员工，使保护商业秘密的优良氛围形成一种惯性，一直传承下去。
一般来说，企业文化的构建要从三个层面着手：观念层、制度层和器物层。首先是观念层。观念层是企业文化中最核心的层次，也是最重要的层次，同时也是和提高员工意识的联系最密切的层次。任何个人都是社会的动物，都会受外界的影响，企业要想使员工稳定的处于对企业有利的思想状态当中是有一定难度的。而观念层的企业文化可以做到这一点，它可以持续的对员工施加影响，从而使员工不至于被外界的文化所干扰，做出不利于企业的举动。培训的持续性也非常重要，但是应该注意培训的周期要适度，既不能太长，以至于淡化了企业文化对员工的影响；又不能太短，以至于加重了企业的成本负担，也造成了员工的厌烦心理。培训的方式一定要多样化，避免单调乏味。培训的方式一般来说可以是企业内的人职培训，外派学习，案例讨论会，知识竞赛等。
另外，企业还可以借助内部报刊、网络、宣传栏、墙报等方式和途径展开保护商业秘密的宣传，以增加员工了解商业秘密相关知识和现状的途径。同时，由于这些方式和途径是员工在日常的生产和生活中可以经常看到的和接触到的，平时的耳濡目染必然可以使员工在无形之中增加对商业秘密的理解和重视
其次是制度层。制度层的企业文化对保护商业秘密的作用在于以明文规范员工的行为，使得企业在对员工的商业秘密相关行为进行奖惩时能够有成文的依据。形成明确的制度是在企业中塑造保护商业秘密的优良氛围的有力保障。构建制度层的以保护商业秘密为核心的企业文化最主要的工作就是建立企业商业秘密保密手册。由于企业各有特色，各自的商业秘密保密手册的内容也必然会有所不同，但是一般来说应该包括：商业秘密的保存方式；对相关人员的要求；各相关部门的职责；商业秘密相关的奖惩管理；商业秘密的内容等。
最后是器物层。以保护商业秘密为核心的器物层的企业文化主要是在与商业秘密有关的物品和区域做出标记，以提醒企业员工及企业外人士接触到的或者即将接触到的资料属于企业的商业秘密，提醒他们应该注意保护和负有的责任。相关的工作包括在含有商业秘密的纸质载体上加盖商业秘密专用印章，同时标明密级；在含有商业秘密的电子文档中添加提醒界面，提示该文档属于商业秘密；使用专用的外包装比如文档包或软盘盒，装盛含有商业秘密的载体；在与商业秘密有关的区域悬挂相应的标志牌或喷涂标志字等。
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